Le présent manuel a pour but de fournir des conseils et des orientations au responsable de la protection de la vie privée de la Dystonia Medical Research Foundation (DMRF) Canada sur les questions liées à la mise en œuvre des politiques et procédures de confidentialité conformément à la législation fédérale.
Soumise à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la DMRF Canada est réglementée en vertu de cette législation fédérale, en ce qui concerne la collecte, le stockage et l’échange des renseignements personnels des donateurs avec toute autre organisation.
DMRF Canada se comportera, dans tous les domaines de ses activités commerciales, de manière à protéger tous les renseignements personnels recueillis, stockés et utilisés dans le cadre de ses activités commerciales, conformément au mandat de la LPRPDE.
DMRF Canada se conforme à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) qui limite les messages commerciaux en ligne.
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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
En tant qu'entité commerciale au Canada, nous préserverons votre droit à la confidentialité. Lorsque vous partagez avec nous vos renseignements personnels, que vous nous contactez de quelque manière que ce soit – que ce soit par courrier, par téléphone, en vous connectant à notre site Web, en soutenant notre organisation par des dons ou en faisant partie de notre base de bénévoles, nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels et votre droit à la confidentialité.
Pour démontrer notre engagement envers vous et vos droits, DMRF Canada a élaboré un plan conforme à la Norme nationale du Canada couverte par la législation applicable, basé sur les 10 principes de confidentialité contenus dans le Code modèle de l'Association canadienne de normalisation pour la projection des renseignements personnels.
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PRINCIPLES OF PRIVACY
1. PROTECTION OF PERSONAL INFORMATION
The collection or transfer of your personal information is our responsibility when it is obtained by DMRF Canada. We accept this responsibility whenever we, or an agency on our behalf, handles your personal information.
Our plan to secure your personal information from disclosure includes a senior manager being assigned the responsibility for compliance to PIPEDA. We will, under this plan audit and maintain our privacy policy, our information systems and train all personnel accordingly. At any time, anyone having personal information in our possession may, according to our procedures, request and gain access to their own information for purposes of review.
2. IDENTIFICATION DES OBJECTIFS DE LA COLLECTE D’INFORMATIONS
Nous identifierons l’objectif de la collecte d’informations personnelles avant de recueillir vos informations personnelles. DMRF Canada utilisera une déclaration « objectif de la collecte » sur les documents et le matériel distribués par DMRF Canada lors de la collecte de toute information pouvant être utilisée pour identifier une personne.
3. CONNAISSANCE ET CONSENTEMENT
Nous ne collecterons jamais vos informations personnelles sans votre connaissance et votre consentement préalable. Selon le moment et/ou l’objectif de la collecte d’informations, nous pouvons utiliser l’une des deux méthodes de collecte ; l’une étant une option de consentement exprès qui vous oblige à fournir des informations par écrit en indiquant l’objectif et votre accord volontaire de fournir ces informations. DMRF Canada utilise le consentement exprès dans la mesure du possible, et dans tous les cas, lorsque les informations personnelles sont considérées comme sensibles.
Sous réserve des exigences légales, DMRF Canada comprend et respectera votre droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation d’informations personnelles à tout moment.
4. LIMITATION DE LA COLLECTE D'INFORMATIONS
Seules les informations personnelles que nous avons reconnues comme étant nécessaires à des fins opérationnelles seront collectées par notre organisation. La collecte d'informations personnelles sera obtenue directement auprès des personnes qui font affaire avec notre organisation, à moins qu'elles ne soient échangées auprès de tiers. Chaque personne choisira les informations à partager avec DMRF Canada et les fins auxquelles nous pouvons utiliser ces informations. Nous ne recueillons des informations que de manière juste et légale, et directement auprès des personnes. Chaque personne a le droit de fournir autant ou aussi peu d'informations personnelles que vous choisissez de partager.
Dans certaines circonstances, des informations personnelles peuvent être collectées, utilisées ou divulguées à l'insu et sans le consentement de la personne. Par exemple, des raisons juridiques, médicales ou de sécurité peuvent rendre impossible ou peu pratique l'obtention du consentement. L'obtention du consentement peut être impossible ou inappropriée lorsque la personne est mineure, gravement malade ou mentalement incapable. De plus, si DMRF Canada n'a pas de relation directe avec la personne, elle ne sera peut-être pas toujours en mesure d'obtenir le consentement. Par exemple, il peut être difficile pour un organisme de bienfaisance ou une entreprise de marketing direct qui souhaite acquérir une liste de diffusion auprès d’une autre organisation d’obtenir le consentement de l’intéressé. Dans de tels cas, l’organisation qui fournit la liste devra obtenir le consentement de l’intéressé avant de divulguer des renseignements personnels.
5. LIMITATION DE L'UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION DES INFORMATIONS COLLECTÉES
Les informations personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif visé et conformément aux lois régissant la conservation des informations. Si toutes les fins identifiées pour l'utilisation des informations personnelles collectées ont été épuisées, nous détruirons les informations ou les rendrons non identifiables pour une personne spécifique. Toutes les fins pour lesquelles nous avons l'intention d'utiliser vos informations personnelles vous seront divulguées et si nous identifions une nouvelle situation nécessitant l'utilisation de vos informations, nous vous contacterons avant que les informations ne soient utilisées en vue d'obtenir votre consentement.
6. EXACTITUDE DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
À l'exception des listes de collecte de fonds de tiers collectées par des solliciteurs en notre nom, pratiquement toutes les informations personnelles que nous collectons proviennent directement des personnes elles-mêmes, par exemple sur nos formulaires de dons ou de demande d'abonnement, lors de conversations téléphoniques et par le biais de la correspondance des donateurs. Sauf avis contraire, nous supposerons généralement que ces informations sont exactes et complètes. Bien que nous ne mettions pas à jour régulièrement ou systématiquement les informations personnelles qui nous ont été fournies, nous veillons à ce que les individus aient la possibilité de mettre à jour leurs propres informations personnelles de manière continue.
7. MESURES DE PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Tous les moyens possibles sont utilisés pour protéger et préserver les renseignements personnels conservés par DMRF Canada. L’accès aux renseignements est limité aux personnes ayant « besoin de savoir », tous les employés et bénévoles au service de DMRF Canada sont formés sur la question de la confidentialité – sa signification et son importance, et tous les dossiers, qu’ils soient « électroniques » ou « papier », sont conservés dans des classeurs verrouillés dans des endroits sécurisés. Notre responsable de la protection de la vie privée examinera et vérifiera l’accès aux renseignements personnels.
8. OUVERTURE DE NOTRE POLITIQUE ET DE NOS PROCÉDURES DE CONFIDENTIALITÉ
La transparence est une façon de faire des affaires pour DMRF Canada. Nos politiques et procédures sont documentées et ouvertes à tous. Nous nous efforcerons de communiquer notre politique et nos procédures de confidentialité, au mieux de nos capacités, à toutes les personnes qui nous fournissent leurs renseignements personnels.
9. DROIT D’ACCÈS AUX INFORMATIONS PERSONNELLES
Vous avez le droit de consulter vos informations personnelles dans les dossiers de DMRF Canada à tout moment. Dès réception d’une demande de votre part, nous vous informerons de la raison pour laquelle elles ont été recueillies, de la manière dont elles ont été éliminées et, si elles ont été éliminées, de la manière dont nous l’avons fait.
Pour accéder aux informations personnelles que nous pourrions avoir sur vous, veuillez envoyer votre demande écrite au chef de la protection de la vie privée de DMRF Canada à BP 1009 STN TORONTO DOM, TORONTO ON M5K 1P2. Nous n’autoriserons l’accès aux informations personnelles que nous avons dans nos dossiers qu’à la personne qui en fait la demande par écrit, dès réception de cette demande.
10. VOTRE DROIT DE CONTESTATION
Notre objectif étant de financer un remède contre la dystonie, nous sommes très attachés à la transparence et à l’ouverture. Notre chef de la protection de la vie privée peut être contacté à tout moment si vous craignez que nous ne respections pas notre politique de confidentialité énoncée.